Conecte a sus afiliados, servicios y operaciones en un solo ecosistema digital

GIITIC ayuda a conectar estas operaciones con herramientas de autogestión, gestión empresarial, automatización y analítica.

1. 01

   Experiencia fragmentada

   Afiliados que deben usar canales y procesos diferentes para cada servicio.

2. 02

   Trámites intensivos en documentos

   Revisiones manuales, subsanaciones y tiempos difíciles de controlar.

3. 03

   Operación multisede

   Instalaciones, equipos, proveedores y servicios que requieren coordinación.

4. 04

   Visibilidad financiera

   Necesidad de controlar presupuestos, ingresos, costos y resultados por línea de servicio.

5. 05

   Sistemas desconectados

   Información dispersa entre plataformas misionales y administrativas.

1. Portal web y app personalizados

   • Portal de autogestión y aplicación móvil con identidad de la caja.
   • Consulta de servicios, beneficios, reservas, pagos, certificados y solicitudes.
   • Actualización de datos y seguimiento de trámites.
   • Experiencias diferenciadas para trabajadores, beneficiarios y empresas.

2. CRM y hoja de vida del afiliado

   • Perfil integral del afiliado y grupo familiar.
   • Historial de solicitudes, comunicaciones y uso de servicios, sujeto a permisos y disponibilidad de datos.
   • Segmentación para campañas y relacionamiento.
   • CRM de empresas, contactos y trabajadores vinculados.

3. Afiliaciones y novedades digitales

   • Solicitudes de afiliación, actualización, retiro, reactivación y registro de beneficiarios.
   • Flujos de revisión, aprobación, subsanación y notificación.
   • Validación de documentos con IA: extracción de información, detección de faltantes e inconsistencias.
   • Medición de tiempos por etapa, responsables y cumplimiento de niveles de servicio.

4. Aportes, recaudo y estado de afiliación

   • Consulta y seguimiento de estados de afiliación desde los sistemas autorizados.
   • Integración con información de aportes PILA y recaudo, según sistemas y accesos disponibles.
   • Conciliación, identificación de inconsistencias, gestión de novedades y seguimiento de cartera empresarial cuando aplique.

5. Atención y servicio al afiliado

   • Gestión de PQR, casos y solicitudes.
   • Asignación, escalamiento, alertas y trazabilidad.
   • Atención asistida por agentes IA en canales habilitados.

1. Abastecimiento y compras

   • Solicitudes de compra por sede o unidad de negocio.
   • Revisión de presupuesto y aprobaciones según políticas.
   • Solicitud y comparación de cotizaciones.
   • Órdenes de compra, recepción de bienes y servicios y seguimiento.

   Ejemplo

   Reposición de insumos para hoteles, restaurantes y centros recreativos, con validación de existencias y presupuesto.

2. Proveedores, contratos y convenios

   • Portal de registro y actualización de proveedores.
   • Verificación documental asistida por IA.
   • Evaluación de proveedores y seguimiento de cumplimiento.
   • Contratos, obligaciones, entregables, alertas y renovaciones.

   Ejemplo

   Verificar vencimientos de pólizas y documentos de contratistas de mantenimiento antes de autorizar una actividad.

3. Activos, infraestructura y mantenimiento

   • Hoja de vida de activos, equipos e instalaciones.
   • Mantenimiento preventivo y correctivo.
   • Órdenes de trabajo, responsables, repuestos y costos.
   • Programación de cierres y disponibilidad de espacios.
   • Registro de controles operativos e inspecciones específicas.

   Ejemplo

   Inspecciones de seguridad en centros recreativos; control operativo de piscinas; calibración y mantenimiento de equipos biomédicos; mantenimiento de habitaciones y canchas.

4. Gestión de portafolio de proyectos

   • Registro y evaluación de iniciativas estratégicas.
   • Priorización, presupuestos y asignación de recursos.
   • Cronogramas, hitos, riesgos, avances y reportes ejecutivos.
   • Seguimiento consolidado del portafolio.

   Ejemplo

   Comparar el avance y uso de presupuesto de una nueva sede, la renovación de un centro recreativo y un proyecto de transformación digital.

5. Teletrabajo y trabajo híbrido

   • Gestión de modalidades y acuerdos de trabajo.
   • Programación de presencialidad y jornadas.
   • Asignación de actividades y seguimiento de entregables.
   • Registro de tiempos dedicados a proyectos y procesos cuando aplique.
   • Control de equipos asignados y solicitudes internas.
   • Seguimiento de requisitos administrativos y de seguridad y salud en el trabajo.

   Ejemplo

   Un líder consulta avances de actividades y disponibilidad del equipo sin recurrir a vigilancia invasiva; la medición se centra en entregables y resultados.

Agentes por proceso

1. Afiliaciones

   Recibe documentos, extrae datos, detecta faltantes y gestiona subsanaciones.

2. Atención al afiliado

   Consulta solicitudes, responde preguntas, crea casos y escala novedades.

3. Educación

   Apoya inscripciones, confirma cupos y hace seguimiento a participantes.

4. Reservas

   Consulta disponibilidad, registra solicitudes y envía confirmaciones.

5. Salud preventiva

   Convoca a campañas, coordina agendas y realiza seguimiento de participación.

6. Empleabilidad

   Analiza perfiles, propone coincidencias con vacantes y coordina entrevistas.

7. Crédito y cobranza

   Prepara expedientes, verifica documentos y gestiona recordatorios de pago.

8. Abastecimiento

   Solicita cotizaciones, organiza comparativos y valida documentos.

9. Mantenimiento

   Clasifica incidentes, genera órdenes y solicita actualizaciones.

10. Proyectos

    Consolida avances, identifica retrasos y prepara reportes.

Cómo operan

1. 1

   Detectan una necesidad

   Solicitud, documento, evento o tarea pendiente.

2. 2

   Consultan información

   CRM, ERP, portales o sistemas misionales integrados.

3. 3

   Ejecutan acciones autorizadas

   Crean registros, envían comunicaciones, gestionan tareas o preparan expedientes.

4. 4

   Escalan excepciones

   Solicitan intervención humana cuando la decisión o el riesgo lo requiere.

5. 5

   Dejan trazabilidad

   Registran acciones y resultados para seguimiento.

• Afiliación digital

  Solicitud desde app, validación documental, revisión, notificación y medición de tiempos.

  Indicadores sugeridos

  • Tiempo de ciclo
  • Porcentaje de solicitudes completas
  • Reprocesos
• Reserva de centro recreativo

  Disponibilidad, tarifa por afiliación, pago y acceso digital; bloqueo por mantenimiento.

  Indicadores sugeridos

  • Ocupación
  • Conversión de reservas
  • Cancelaciones
  • Disponibilidad
• Formación empresarial

  Una empresa inscribe empleados, gestiona cupos y consulta avance de capacitación.

  Indicadores sugeridos

  • Inscripciones
  • Finalización
  • Satisfacción
• Crédito social

  Solicitud, expediente, liquidación, plan de pagos, desembolso y seguimiento de cartera.

  Indicadores sugeridos

  • Tiempo de originación
  • Cartera vencida
  • Recuperación
• Mantenimiento multisede

  Reporte de falla, orden de trabajo, asignación, repuestos y cierre.

  Indicadores sugeridos

  • Cumplimiento preventivo
  • Tiempo de reparación
  • Disponibilidad de instalaciones
• Portafolio de proyectos

  Iniciativas priorizadas, presupuesto, hitos, riesgos y seguimiento ejecutivo.

  Indicadores sugeridos

  • Cumplimiento de hitos
  • Desviación presupuestal
  • Avance del portafolio