Registro inteligente de facturas
Conoce cómo está evolucionando el registro de facturas de compra en las organizaciones con agentes de IA.
- Agente preconstruido Listo para usar, no empezamos de cero.Partimos de un agente preparado para este proceso y lo configuramos con tus reglas, tus sistemas y tu forma de trabajar.
- Mejores prácticas Incorporadas desde el primer día.Las instrucciones del agente incorporan las prácticas del proceso que hemos aplicado al automatizarlo en distintas organizaciones.
- Configurado por expertos Consultores funcionales y tecnológicos.Consultores especializados acompañan la configuración, la integración, las pruebas y la puesta en marcha del agente en tu operación.
- Plataforma de agentes Workforce AI.El agente opera sobre Workforce AI, la plataforma propia de GIITIC que centraliza seguridad, permisos, auditoría, consumo y administración de todos tus agentes.
- Experiencia en procesos Procesos + tecnología + software empresarial.Detrás de cada agente hay años de experiencia implementando software empresarial y automatizando procesos en empresas de Latinoamérica.
- Ecosistema de software GIITIC Las herramientas que el agente necesita.Nos integramos con tus sistemas actuales y, si te falta alguno, el ecosistema GIITIC provee los módulos que el agente necesita para consultar y actuar.
Así se hace hoy, y por qué ya no alcanza
En la empresa promedio solo el 32,6 % de las facturas de proveedores se procesa sin intervención manual y cada una tarda 9,2 días en procesarse, según Ardent Partners (State of ePayables 2024).
- Facturas dispersas
- Digitación manual
- Cruce con la orden
- Aprobaciones lentas
- Errores de causación
- Cierres y pagos tarde
Agente de registro inteligente de facturas
Soy un agente de inteligencia artificial entrenado por expertos, listo para usar y con las mejores prácticas. Estoy aquí para recibir cada factura de compra —en XML, PDF, imagen o por correo—, entenderla, validarla contra tus órdenes, recepciones y reglas tributarias y registrarla en tu sistema contable. Lo que no cuadre, te lo escalo con una propuesta.
Preconstruido, pero adaptable a cada organización.
Así trabajo
- DetectoFacturas recibidasReviso buzones, portales y documentos electrónicos y tomo cada factura en cuanto llega.
- ComprendoDatos de la facturaInterpreto el XML, el PDF o la imagen: proveedor, fechas, impuestos, valores y líneas.
- AnalizoOrden y recepciónCruzo la factura con la orden de compra y la entrada de almacén, línea por línea.
- DecidoReglas y toleranciasAplico tus tolerancias, retenciones, cuentas y centros de costo, y detecto duplicados.
- EjecutoRegistro contableRegistro la factura en tu ERP con su soporte, lista para aprobar o pagar.
- VerificoControl y escalamientoConfirmo el registro, dejo trazabilidad y te escalo las excepciones con mi propuesta.
Resultados que puedes alcanzar
- de las facturas sin intervención manual
- 60 %Procesamiento directo, sin que nadie toque la factura, que alcanzan las soluciones líderes de cuentas por pagar evaluadas.Fuente: The Hackett Group, Digital World Class Matrix: Accounts Payable, 2025
- ciclos de cuentas por pagar más rápidos
- 59 %Mejora del tiempo de ciclo de cuentas por pagar que logran las plataformas líderes evaluadas.Fuente: The Hackett Group, Digital World Class Matrix: Accounts Payable, 2025
- más productividad en cuentas por pagar
- 3,5×Organizaciones que procesan sin intervención el 30 % o más de sus facturas, frente a las demás.Fuente: The Hackett Group, Digital World Class Matrix: Accounts Payable, 2025
- en consultas a cuentas por pagar
- −43 %Reducción de las consultas a cuentas por pagar asociada a mayores niveles de automatización.Fuente: The Hackett Group, Digital World Class Matrix: Accounts Payable, 2025
Valores de referencia basados en benchmarks y escenarios comparables. Los resultados dependen de las características de cada operación y no constituyen resultados garantizados.
Velocidad, calidad y menor costo
Mayor velocidad
Automatiza tareas y conecta la información para que tu equipo responda antes y tus procesos avancen sin esperas.
- Registra las facturas el mismo día en que llegan, sin colas de digitación
- Procesa todo el volumen sin depender de la capacidad del equipo
- Adelanta el cierre contable con las facturas al día
- Deja las facturas listas a tiempo para pagar y aprovechar descuentos
Mayor calidad
Estandariza el trabajo y controla cada paso para que la información sea confiable y los resultados, consistentes.
- Valida cada factura contra la orden de compra y la recepción con las mismas reglas
- Aplica retenciones, cuentas y centros de costo según tus políticas
- Detecta facturas duplicadas y datos de proveedor que no coinciden
- Deja trazabilidad de cada registro: soporte, regla aplicada y responsable
Menores costos
Reduce reprocesos, errores y trabajo manual para que tu operación rinda más con los mismos recursos.
- Reduce el esfuerzo manual por cada factura registrada
- Atiende los picos de fin de mes sin horas extra ni personal temporal
- Disminuye reprocesos por registros errados y pagos duplicados
- Dedica al equipo de cuentas por pagar a excepciones, análisis y proveedores
Inteligencia artificial en el registro de facturas de compra
Antes
- 3:00 p. m.3:00 p. m. · HitoLa factura llega al buzón de cuentas por pagar
- 3:00 p. m.3:00 p. m. · Tiempo perdidoFin de jornada: el buzón se revisa al día siguiente17 h
- 8:00 a. m. · día 28:00 a. m. · día 2 · PersonaDescarga la factura y revisa el XML y los datos del proveedor10 min
- 8:10 a. m.8:10 a. m. · Tiempo perdidoCola de facturas por digitar3 h
- 11:10 a. m.11:10 a. m. · PersonaDigita encabezado, impuestos y líneas en el ERP15 min
- 11:25 a. m.11:25 a. m. · Tiempo perdidoAlmuerzo y espera de la confirmación de recibido del almacén5 h
- 4:25 p. m.4:25 p. m. · PersonaCruza factura, orden de compra y entrada; encuentra la diferencia de precio15 min
- 4:40 p. m.4:40 p. m. · Tiempo perdidoFin de jornada y espera de la aprobación de compras20 h
- 12:40 p. m. · día 312:40 p. m. · día 3 · PersonaAjusta la diferencia aprobada, asigna retenciones y contabiliza10 min
- 12:50 p. m. · día 312:50 p. m. · día 3 · HitoFactura registrada
Ahora
- 3:00 p. m.3:00 p. m. · HitoLa factura llega al buzón de cuentas por pagar
- 3:00 p. m.3:00 p. m. · AgenteLee el XML y el PDF y valida proveedor, impuestos y datos del documento< 1 min
- 3:01 p. m.3:01 p. m. · AgenteCruza la factura con la orden de compra y la entrada de almacén< 1 min
- 3:02 p. m.3:02 p. m. · AgenteDetecta la diferencia de precio fuera de tolerancia y la escala con una propuesta< 1 min
- 3:03 p. m.3:03 p. m. · Tiempo perdidoEl comprador termina su tarea actual1 h
- 4:03 p. m.4:03 p. m. · PersonaRevisa la propuesta del agente y aprueba la diferencia5 min
- 4:08 p. m.4:08 p. m. · AgenteRegistra la factura con retenciones, cuentas y soporte< 1 min
- 4:09 p. m.4:09 p. m. · HitoFactura registrada el mismo día
Resultados tangibles en la operación
| Indicador | Antes | Ahora | Factor |
|---|---|---|---|
| Ciclo de cierre end-to-end | ≈ 2 días | ≈ 1 h | ×40 |
| Tiempo de trabajo humano | 50 min | 5 min | ×10 |
| Tiempo de espera | 45 h | 1 h | ×45 |
| Intervención humana | 100 % | ≈ 40 % | ÷2,5 |
| Capacidad del equipo | 1× | ≈ 2,5× | ×2,5 |
Escenario ilustrativo de referencia. Los tiempos dependen de cada operación y se validan con tus datos.
Tu equipo pasa de operar a decidir
La capacidad que libera el agente se dedica a análisis, decisiones, relaciones, excepciones, mejora e innovación.
No más tareas manuales sin valor
- Descargar facturas de correos y portales
- Digitar encabezados, impuestos y líneas en el ERP
- Cruzar facturas con órdenes y entradas en hojas de cálculo
- Asignar a mano cuentas, centros de costo y retenciones
- Perseguir confirmaciones de recibido y aprobaciones
El equipo aporta valor a la operación
- Resolver excepciones con el contexto que prepara el agente
- Analizar diferencias recurrentes de precio y cantidad con compras
- Mejorar la relación y los acuerdos con proveedores
- Ajustar reglas y tolerancias para aumentar el registro automático
- Planear pagos y aprovechar descuentos por pronto pago
Crecimiento profesional del equipo
- Analista de excepciones de cuentas por pagarResuelve diferencias, facturas sin orden y casos que el agente escala.
- Supervisor del agenteRevisa la calidad de los registros, ajusta reglas y gobierna el conocimiento del agente.
- Analista de proveedores y pagosUsa la información al día para planear pagos y mejorar condiciones con proveedores.
Los agentes son tan buenos como el conocimiento y contexto que manejan
Es uno de los grandes retos de la inteligencia artificial (IA) empresarial: un agente sin reglas claras, datos confiables y contexto del negocio se equivoca o se detiene. Por eso el conocimiento se prepara, se gobierna y se mejora como parte del proyecto.
- Políticas de registro y aprobación de facturas
- Tolerancias de precio y cantidad frente a la orden
- Retenciones e impuestos por proveedor y concepto
- Plan de cuentas y centros de costo por tipo de gasto
El conocimiento que maneja este agente
- Proveedores, alias y datos de facturación
- Formatos de factura electrónica, PDF e imagen
- Reglas para facturas sin orden de compra
60 %
de los proyectos de IA sin datos preparados para IA serán abandonados hasta 2026, según Gartner. Gartner, «Lack of AI-Ready Data Puts AI Projects at Risk», febrero de 2025
Workforce AI te ayuda a prepararlo, gobernarlo y mejorarlo
- Instrucciones preconstruidas por expertos
- Mejores prácticas del proceso
- Herramientas para crear y capturar conocimiento
- Administración del conocimiento
- Integración con tus fuentes actuales
- Enriquecimiento del conocimiento existente
- Actualización permanente
- Gobierno del conocimiento
- Aprendizaje y mejora continua
Nos integramos con tu entorno
Conectamos el agente con prácticamente cualquier aplicación, API, servicio o fuente de datos de tu empresa, sean sistemas GIITIC o de terceros.
Integraciones que requiere este agente
- Correo y portalesBuzones de facturas, portales de proveedores y documentos XML, PDF o imagen.
- ERP y sistema contableTu ERP (SAP, Oracle u otro) o GIITIC ERP: proveedores, órdenes, recepciones y registro de la factura.
- Facturación electrónicaFacturas electrónicas recibidas y su estado ante la autoridad tributaria, cuando aplica.
Tu agente, conectado a tu operación
Sistemas base para agentes
Si no cuentas con el sistema base, te proveemos versiones reducidas de los módulos GIITIC con las capacidades que el agente necesita para trabajar.
- Compras para agentesVersión reducida de GIITIC Compras: proveedores, órdenes de compra, recepciones y registro de facturas.
- Documentos electrónicos para agentesRecepción de facturas electrónicas, consulta de su estado y archivo del documento original.
- Aplicaciones y ERP
- APIs y servicios web
- Bases de datos y archivos
- MCP (Model Context Protocol), cuando aplica
Un agente necesita herramientas de software sobre las cuales consultar información y ejecutar acciones. Sin ellas, se queda en una conversación. Por eso cuidamos ambos caminos: conectarnos a lo que ya tienes o darte lo que te falta.
Ver integraciones GIITIC95 %
de las organizaciones enfrenta dificultades para integrar la IA a sus procesos existentes. MuleSoft (Salesforce), Connectivity Benchmark Report 2025, estudio patrocinado con Vanson Bourne y Deloitte Digital
Hoy es un agente, mañana decenas
Cada área sumará agentes trabajando al mismo tiempo. Workforce AI es el centro de control de tu fuerza de trabajo digital, no un script aislado.
Conoce Workforce AI- Creación y administración de agentes
- Seguridad, identidades y permisos
- Políticas y supervisión humana
- Trazabilidad y auditoría
- Observabilidad, calidad y resultados
- Modelos, tokens, consumo y costos
- Actualización continua a nuevos modelos y funciones de IA
Experiencia global a tu servicio
- Años de trayectoria
- +15
- Empresas en Latam
- +850
- Países
- +10
- Integraciones
- +100
- Módulos ERP y ERP+
- 40
- Agentes de IA
- +20
Empresas que confían en GIITIC
Preguntas sobre Registro inteligente de facturas
¿Qué facturas puede registrar el agente de inteligencia artificial?
¿Qué pasa cuando una factura no coincide con la orden o la recepción?
¿Necesito tener GIITIC ERP?
¿Cómo se adapta a mis políticas contables y tributarias?
¿Qué conocimiento necesita y quién lo mantiene?
¿Quién controla lo que hace el agente?
¿Cuánto tarda la implementación y cuánto cuesta?
¿Qué pasa con mi equipo de cuentas por pagar?
Siguiente paso¿Listo para ver a tu agente trabajar en tu proceso?
Conversemos sobre tu operación. Un consultor revisará tu proceso, tus sistemas y tu conocimiento, y te mostrará cómo trabajaría el agente con tus reglas.
- Demostración del agente con casos de tu proceso.
- Revisión de tus sistemas y del conocimiento disponible.
- Estimación del alcance y del siguiente paso.
Conversemos sobre tu proceso
Completa tus datos y un consultor se pondrá en contacto contigo.
Registro exitoso
En breve nos estaremos comunicando contigo.