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GIITIC Correspondencia

Todo lo que esperas de un software de correspondencia. Y mucho más.

  • Se adapta a tu negocio Tu operación, tus reglas.Partimos de las mejores prácticas, pero entendemos que cada empresa es diferente. Adaptamos GIITIC a tus procesos, incluso cuando son complejos, sin obligarte a cambiar tu operación para ajustarte al software.
  • Expertos en integración +100 integraciones.Conectamos GIITIC con tu ecosistema tecnológico: sistemas modernos, propios o legacy. Contamos con más de 100 integraciones y la experiencia para construir las que tu operación necesite.
  • Resolvemos, no solo implementamos Nos hacemos cargo de principio a fin.Evitamos los problemas típicos de una implementación: alcances incompletos, consultores que no entienden la operación o funcionalidades que no resuelven la necesidad. Trabajas con expertos enfocados en que la solución funcione de principio a fin.
  • Implementación y soporte en tiempo récord Experiencia + herramientas + IA.Somos expertos en lo que hacemos. Combinamos experiencia, metodología, herramientas e IA para acelerar cada etapa, lograr implementaciones en semanas y resolver tus necesidades con agilidad.
  • IA + Agentes + Analítica inteligente Mucho más que funciones de IA.Funciones de IA incluidas en el software que puedes extender con agentes y analítica inteligente de datos. Todo conectado en un mismo ecosistema y con un solo proveedor.
  • Un único plan Sin versiones ni costos ocultos.Toda la funcionalidad del producto incluida desde el inicio. Sin múltiples ediciones, funcionalidades bloqueadas ni costos ocultos que compliquen la administración de tu solución.
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¿Sabes si tu operación está en riesgo?

Estas son señales frecuentes de equipos que trabajan sin tecnología.

  • Cartas recibidas que nadie sabe dónde quedaron
  • Comunicaciones sin número ni fecha de recibo
  • Respuestas que se envían después del plazo
  • Solicitudes perdidas en buzones de correo personales
  • Documentos que pasan de mano en mano sin registro
  • Reparto al área equivocada y reprocesos
  • Remitentes que llaman para preguntar el estado
  • Consecutivos de salida duplicados o saltados
  • Envíos sin prueba de entrega
  • Respuestas que salen sin aprobación ni firma
  • Anexos separados de la comunicación original
  • Sin datos de cuánto tarda cada área en responder

¿Cómo mejora GIITIC Correspondencia mi operación?

  • Mayor velocidad

    Automatiza tareas y conecta la información para que tu equipo responda antes y tus procesos avancen sin esperas.

    • Radica de forma automática las comunicaciones que llegan al buzón institucional
    • Lee con IA el remitente, el asunto y las fechas para que la ventanilla solo confirme
    • Reparte cada comunicación al área y al responsable según su tipo
    • Notifica al instante al destinatario con la imagen del documento y sus anexos
    • Permite consultar, tramitar y aprobar respuestas desde el celular
    • Prepara la respuesta desde plantillas con los datos del radicado

  • Mayor calidad

    Estandariza el trabajo y controla cada paso para que la información sea confiable y los resultados, consistentes.

    • Asigna a cada comunicación un número único que la acompaña de principio a fin
    • Exige los datos obligatorios de cada tipo de comunicación al radicar
    • Avisa cuando una comunicación ya fue radicada o responde a un radicado anterior
    • Revisa, aprueba y firma las respuestas antes de enviarlas
    • Registra quién recibió, trasladó, respondió o consultó cada comunicación
    • Asigna la serie y el tipo documental para que llegue completa a su expediente

  • Menores costos

    Reduce reprocesos, errores y trabajo manual para que tu operación rinda más con los mismos recursos.

    • Elimina la doble digitación entre la ventanilla, las áreas y el archivo
    • Evita reprocesos por comunicaciones perdidas o repartidas al área equivocada
    • Reduce llamadas de seguimiento porque el remitente consulta el estado por sí mismo
    • Reduce copias en papel con la distribución digital de documentos y anexos
    • Controla guías, mensajeros y empresas de mensajería con prueba de entrega
    • Alerta los plazos antes de vencer para evitar respuestas tardías

Tu empresa a otro nivel con IA

  • Funciones IA integradas

    • Lectura del documento o correo y propuesta de remitente, asunto, fechas y tipo de comunicación al radicar
    • Propuesta del área y el responsable según el contenido de la comunicación
    • Resumen de la comunicación y de sus anexos para el destinatario
    • Borrador de respuesta a partir de la comunicación recibida y de la plantilla del tipo
    • Detección de comunicaciones repetidas o relacionadas con radicados anteriores

  • Workforce AI

    Si buscas ir más allá, nuestros agentes autónomos asumen tareas operativas en cualquier área de la empresa, con supervisión humana y gobierno central.

    • OpenAI
    • Anthropic
    • Gemini
    Conoce Workforce AI

  • Analytics

    Si buscas análisis de datos con IA más avanzados, Analytics aplica pronósticos, predicciones, detección de anomalías y optimizaciones sobre los datos de tu operación.

    Conoce Analytics

Gestiona lo que realmente importa

GIITIC Correspondencia sigue cada comunicación desde que llega o se elabora hasta que se responde, se entrega y pasa a su expediente.

  1. Identificar
  2. Caracterizar
  3. Clasificar
  4. Relacionar
  5. Gestionar
  6. Actuar
  7. Cerrar

  • Comunicaciones recibidas

    Cartas, correos y solicitudes que llegan por cualquier canal, con número único, remitente, anexos, responsable y plazo de respuesta.

  • Comunicaciones enviadas

    Respuestas y comunicaciones a terceros elaboradas desde plantillas, con aprobación, firma, consecutivo de salida y constancia de envío.

  • Comunicaciones internas

    Memorandos y circulares entre áreas con consecutivo, destinatarios, confirmación de recibo y respuesta cuando se requiere.

  • Envíos

    Guías y planillas de entrega física por mensajero propio o empresa de mensajería, con estado, intentos y prueba de entrega.

  • Remitentes y destinatarios

    Personas y entidades que envían o reciben comunicaciones, con datos de contacto, historial de radicados y canal de notificación.

Soluciones para cada rol

Cada persona que recibe, tramita, responde o entrega comunicaciones encuentra lo que necesita: consultas, trámites, reportes e indicadores.

Ventanilla de correspondencia

Self-service de consulta

  • Bandeja de radicación por canal
  • Historial de cada radicado

Self-service transaccional

  • Radicación con sticker y digitalización
  • Reparto y planillas de entrega
  • Despacho de envíos

Reportes

  • Radicados por canal, tipo y área
  • Planillas pendientes de recibo

KPI

  • Radicados del día
  • Comunicaciones sin repartir

Jefe de área

Self-service de consulta

  • Comunicaciones de su área por estado y plazo

Self-service transaccional

  • Reasignación y traslado de comunicaciones
  • Aprobación y firma de respuestas desde la app

Reportes

  • Comunicaciones por responsable y estado
  • Tiempos de respuesta del área

KPI

  • Respuestas dentro del plazo
  • Comunicaciones vencidas

Colaborador

Self-service de consulta

  • Comunicaciones asignadas desde la web o la app

Self-service transaccional

  • Respuesta desde plantilla
  • Confirmación de recibo del documento físico
  • Solicitud de envío

Mensajero

Self-service de consulta

  • Envíos asignados y ruta del día desde la app

Self-service transaccional

  • Registro de entrega con foto y firma
  • Registro de devolución con motivo

Reportes

  • Envíos por estado

KPI

  • Entregas efectivas

Remitente externo

Self-service de consulta

  • Estado de su radicado con el número y un código de consulta

Self-service transaccional

  • Radicación en línea con anexos desde el formulario web o el portal

Gerencia y control interno

Self-service de consulta

  • Tablero de correspondencia desde la app

Reportes

  • Volumen de comunicaciones por canal y área
  • Trazabilidad por radicado
  • Exportación a Excel y Power BI

KPI

  • Tiempo promedio de respuesta
  • Envíos con prueba de entrega

Funcionalidades clave

Ventanilla única de radicación

Radica en un solo punto lo que llega por ventanilla, correo electrónico o formulario web, con número único y sticker.

Captura y digitalización

Escanea documentos y anexos, lee los datos del remitente y el asunto con IA y une la imagen al radicado sin pasos manuales.

Reparto y distribución

Asigna cada comunicación al área y al responsable que corresponde, con notificación y planilla de entrega del físico.

Trámite y plazos de respuesta

Controla el plazo de respuesta de cada comunicación con alertas, traslados entre áreas y escalamiento de las vencidas.

Respuestas y comunicaciones

Elabora respuestas y memorandos desde plantillas, con revisión, aprobación, firma y consecutivo de salida.

Envíos y mensajería

Genera guías y planillas de envío, asigna mensajeros o empresas de mensajería y registra la entrega con foto y firma.

Consulta y trazabilidad

Encuentra cualquier radicado por número, remitente o asunto y sigue su historial completo, del recibo a la respuesta.

Clasificación y expediente

Asigna serie y tipo documental al radicar y entrega la comunicación con sus anexos al expediente en Gestión documental.

  • GIITIC Correspondencia
  • Gestión documental: Recibe cada comunicación con sus anexos en su expediente y aplica la retención de su serie documental.
  • Servicio al cliente: Recibe las solicitudes de clientes radicadas para atenderlas como casos y devuelve la respuesta.
  • Contratos: Asocia las comunicaciones radicadas y enviadas al contrato y a su contraparte.
  • Portal de clientes: Permite al cliente radicar comunicaciones y consultar el estado de sus radicados.
  • Portal de proveedores: Permite al proveedor radicar comunicaciones y consultar el estado de sus radicados.
  • Portal de empleados: Permite al colaborador consultar sus comunicaciones y confirmar el recibo de documentos.
  • App de trabajo en campo: Comparte las rutas de entrega y la ubicación de los mensajeros en campo.
  • Correo electrónico: Radicación desde el buzón institucional y notificación a destinatarios y remitentes.
  • Escáneres y multifuncionales: Digitalización de documentos y anexos hacia el radicado.
  • Empresas de mensajería: Envío de guías y recepción del estado y la prueba de entrega.
  • Firma electrónica: Envío de la respuesta aprobada y recepción del documento firmado.
  • ERP corporativo: Toma terceros, empleados, áreas y centros de costo del ERP que ya usas.

Ecosistema conectado

Conoce todas nuestras integraciones
Plataforma GIITIC

La columna vertebral que potencia todo el ecosistema

Cada módulo, flujo y dato de GIITIC opera sobre una plataforma común: seguridad en el núcleo, integración con tus sistemas y capacidades móviles y de inteligencia de negocio.

Conoce más
Mapa de América con Estados Unidos, México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Panamá, República Dominicana, Colombia, Venezuela, Ecuador, Perú, Bolivia, Chile y Argentina conectados desde Colombia
Respaldo

Experiencia global a tu servicio

Años de trayectoria
+15
Empresas en Latam
+850
Países
+10
Integraciones
+100
Módulos ERP y ERP+
40
Agentes de IA
+20
Conoce más sobre nosotros¿Por qué GIITIC es el aliado ideal?

Empresas que confían en GIITIC

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre GIITIC Correspondencia

¿GIITIC Correspondencia se puede integrar con mi ERP actual?
Sí. Se conecta con GIITIC ERP y con el ERP corporativo que ya usas mediante APIs: toma terceros, empleados, áreas y centros de costo sin duplicarlos. También se integra con correo, escáneres, empresas de mensajería y servicios de firma electrónica. El alcance de cada integración se define al dimensionar el proyecto.
¿Puedo adaptarlo a los tipos de comunicación y a los plazos de mi empresa?
Sí. Configuras los puntos de radicación, los tipos de comunicación con sus datos obligatorios, las reglas de reparto, los plazos de respuesta, las plantillas, los consecutivos y los permisos. Si tu proceso necesita más, nuestro equipo lo adapta como parte de la implementación.
¿El software GIITIC Correspondencia incluye inteligencia artificial?
Sí. La IA lee documentos y correos para proponer remitente, asunto y tipo, sugiere el área responsable, resume la comunicación y sus anexos, prepara un borrador de respuesta y detecta radicados repetidos o relacionados. Tu equipo revisa y confirma. Puedes ampliarla con agentes de Workforce AI.
¿Puedo usar el software desde el celular?
Sí. Desde el celular consultas y tramitas las comunicaciones asignadas, apruebas y firmas respuestas, confirmas el recibo de documentos y, si eres mensajero, registras cada entrega con foto y firma.
¿Qué incluye la implementación del software?
El acompañamiento directo del fabricante: dimensionamos contigo los canales, los tipos de comunicación y los plazos, configuramos la ventanilla, el reparto, las plantillas y los permisos, conectamos tus sistemas, cargamos tus remitentes y te damos soporte directo. Los plazos dependen del alcance.
¿Puedo usar GIITIC Correspondencia sin implementar GIITIC ERP?
Sí. GIITIC Correspondencia funciona por sí solo y complementa el ERP que ya tiene tu empresa: tus comunicaciones se asocian a sus terceros y áreas sin cambiar de sistema. Si más adelante implementas GIITIC ERP o Gestión documental, se conectan sin duplicar información.
Siguiente paso

¿Listo para transformar tu proceso con el software de GIITIC?

Agenda una demostración guiada del software de GIITIC. Un consultor revisará la dinámica de tu operación y te mostrará cómo se adapta a tus reglas de negocio.

  • Explora el software con casos de tu industria.
  • Evaluación de compatibilidad con tu ERP actual y tus canales de venta.
  • Revisión del alcance y del siguiente paso.

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