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GIITIC Gestión documental

Todo lo que esperas de un software de gestión documental. Y mucho más.

  • Se adapta a tu negocio Tu operación, tus reglas.Partimos de las mejores prácticas, pero entendemos que cada empresa es diferente. Adaptamos GIITIC a tus procesos, incluso cuando son complejos, sin obligarte a cambiar tu operación para ajustarte al software.
  • Expertos en integración +100 integraciones.Conectamos GIITIC con tu ecosistema tecnológico: sistemas modernos, propios o legacy. Contamos con más de 100 integraciones y la experiencia para construir las que tu operación necesite.
  • Resolvemos, no solo implementamos Nos hacemos cargo de principio a fin.Evitamos los problemas típicos de una implementación: alcances incompletos, consultores que no entienden la operación o funcionalidades que no resuelven la necesidad. Trabajas con expertos enfocados en que la solución funcione de principio a fin.
  • Implementación y soporte en tiempo récord Experiencia + herramientas + IA.Somos expertos en lo que hacemos. Combinamos experiencia, metodología, herramientas e IA para acelerar cada etapa, lograr implementaciones en semanas y resolver tus necesidades con agilidad.
  • IA + Agentes + Analítica inteligente Mucho más que funciones de IA.Funciones de IA incluidas en el software que puedes extender con agentes y analítica inteligente de datos. Todo conectado en un mismo ecosistema y con un solo proveedor.
  • Un único plan Sin versiones ni costos ocultos.Toda la funcionalidad del producto incluida desde el inicio. Sin múltiples ediciones, funcionalidades bloqueadas ni costos ocultos que compliquen la administración de tu solución.
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¿Sabes si tu operación está en riesgo?

Estas son señales frecuentes de equipos que trabajan sin tecnología.

  • Documentos perdidos en correos y carpetas personales
  • Nadie sabe cuál es la versión vigente
  • Procedimientos vencidos que siguen en uso
  • Aprobaciones que se quedan en el escritorio de alguien
  • Búsquedas que toman horas
  • Expedientes incompletos ante una auditoría
  • Documentos confidenciales al alcance de todos
  • Archivos que se guardan para siempre sin criterio
  • Eliminación de documentos sin soporte ni acta
  • Cajas de archivo que nadie sabe dónde están
  • Préstamos de documentos que no se devuelven
  • Papel escaneado sin índice ni orden

¿Cómo mejora GIITIC Gestión documental mi operación?

  • Mayor velocidad

    Automatiza tareas y conecta la información para que tu equipo responda antes y tus procesos avancen sin esperas.

    • Encuentra cualquier documento por su texto, sus metadatos o una pregunta en lenguaje natural
    • Captura documentos desde la web, el celular, el correo o el escáner sin pasos manuales
    • Propone el tipo documental y los metadatos de cada archivo al cargarlo
    • Asigna las tareas de revisión y aprobación al responsable según el tipo de documento
    • Permite aprobar y firmar documentos desde el celular
    • Reúne en un expediente todo lo de un cliente, empleado, proveedor o proyecto

  • Mayor calidad

    Estandariza el trabajo y controla cada paso para que la información sea confiable y los resultados, consistentes.

    • Mantiene una sola versión vigente de cada documento controlado
    • Exige los metadatos obligatorios de cada tipo documental antes de guardar
    • Avisa los documentos repetidos al cargarlos
    • Muestra qué documentos faltan en cada expediente
    • Programa la revisión periódica de manuales, procedimientos y formatos
    • Registra quién consultó, descargó, modificó o aprobó cada documento

  • Menores costos

    Reduce reprocesos, errores y trabajo manual para que tu operación rinda más con los mismos recursos.

    • Reduce papel, impresiones y espacio de archivo con documentos digitales
    • Elimina el tiempo perdido buscando documentos o pidiendo copias
    • Aplica la retención por tipo documental para no conservar lo que ya no se necesita
    • Ubica cajas y carpetas del archivo físico sin recorrer bodegas
    • Controla préstamos y devoluciones para no perder originales
    • Evita reprocesos por usar versiones vencidas o documentos incompletos

Tu empresa a otro nivel con IA

  • Funciones IA integradas

    • Clasificación del documento y propuesta de metadatos al cargarlo
    • Resumen de documentos largos y de expedientes completos
    • Preguntas sobre un documento o expediente con respuesta que cita la fuente
    • Comparación de versiones con resumen de los cambios
    • Detección de datos personales o sensibles para sugerir la confidencialidad

  • Workforce AI

    Si buscas ir más allá, nuestros agentes autónomos asumen tareas operativas en cualquier área de la empresa, con supervisión humana y gobierno central.

    • OpenAI
    • Anthropic
    • Gemini
    Conoce Workforce AI

  • Analytics

    Si buscas análisis de datos con IA más avanzados, Analytics aplica pronósticos, predicciones, detección de anomalías y optimizaciones sobre los datos de tu operación.

    Conoce Analytics

Gestiona lo que realmente importa

GIITIC Gestión documental sigue cada documento desde que se crea o se recibe hasta que se archiva, se conserva o se elimina con soporte.

  1. Identificar
  2. Caracterizar
  3. Clasificar
  4. Relacionar
  5. Gestionar
  6. Actuar
  7. Cerrar

  • Documentos

    Archivos con tipo, metadatos, versión y confidencialidad, capturados desde web, móvil, correo o escáner y fáciles de encontrar.

  • Documentos controlados

    Manuales, procedimientos, políticas y formatos con versiones, aprobación, publicación, revisión periódica y obsolescencia.

  • Expedientes

    Agrupan los documentos de un cliente, empleado, proveedor, contrato o proyecto, con índice, cierre y transferencia.

  • Archivo físico

    Cajas, carpetas y ubicaciones del archivo de gestión, central e histórico, con su contenido y su fase de conservación.

  • Préstamos y accesos

    Solicitudes de consulta o préstamo de documentos físicos o restringidos, con aprobación, entrega, devolución y alertas.

Soluciones para cada rol

Cada persona que crea, aprueba, consulta o custodia documentos encuentra lo que necesita: consultas, trámites, reportes e indicadores.

Responsable de archivo

Self-service de consulta

  • Inventario documental por fase
  • Ubicación de cajas y carpetas

Self-service transaccional

  • Transferencias documentales
  • Disposición final con acta
  • Préstamos y devoluciones

Reportes

  • Expedientes con retención cumplida
  • Préstamos vencidos

KPI

  • Documentos sin clasificar
  • Disposiciones pendientes

Líder de calidad

Self-service de consulta

  • Listado maestro de documentos controlados
  • Historial de versiones

Self-service transaccional

  • Publicación y obsolescencia de versiones
  • Programación de revisiones

Reportes

  • Documentos con revisión vencida
  • Confirmaciones de lectura

KPI

  • Documentos con revisión al día
  • Cobertura de lectura

Jefe de área

Self-service de consulta

  • Tareas pendientes de su equipo
  • Expedientes de su área

Self-service transaccional

  • Aprobación y firma de documentos desde la app
  • Aprobación de préstamos y accesos

Reportes

  • Tareas por estado y responsable

KPI

  • Tareas vencidas
  • Tiempo de aprobación

Colaborador

Self-service de consulta

  • Búsqueda de documentos vigentes desde la web o la app
  • Documentos publicados para su cargo

Self-service transaccional

  • Carga de documentos y soportes
  • Confirmación de lectura
  • Solicitud de préstamo

Cliente o proveedor

Self-service de consulta

  • Documentos compartidos con él desde el portal o un enlace seguro

Self-service transaccional

  • Carga de los documentos que se le solicitan

Auditor

Self-service de consulta

  • Expedientes autorizados en modo de solo lectura
  • Historial de accesos y cambios

Reportes

  • Trazabilidad por documento y expediente

Gerencia

Self-service de consulta

  • Tablero de gestión documental desde la app

Reportes

  • Volumen documental por área y tipo
  • Accesos a documentos confidenciales
  • Exportación a Excel y Power BI

KPI

  • Expedientes completos
  • Uso del almacenamiento por fase

Funcionalidades clave

Captura y digitalización

Carga documentos desde la web, el celular, el correo o el escáner, con OCR para que el texto de cada imagen se pueda buscar.

Clasificación y metadatos

Clasifica cada documento por tipo, serie y área con metadatos obligatorios que la IA propone y el usuario confirma.

Expedientes electrónicos

Reúne en un expediente los documentos de un cliente, empleado, proveedor o proyecto, con su índice y su cierre.

Versiones y documentos controlados

Controla versiones de manuales, procedimientos y formatos: elaboración, aprobación, publicación, revisión y obsolescencia.

Flujos de trabajo y aprobaciones

Asigna tareas con responsables, plazos y alertas, y aprueba o firma documentos desde la web o el celular.

Búsqueda y consulta

Encuentra documentos por texto, metadatos o en lenguaje natural y consúltalos en el visor sin descargarlos.

Seguridad y trazabilidad

Define quién ve, edita o descarga cada documento, con marcas de agua, enlaces temporales y registro de cada acceso.

Retención y disposición final

Aplica tablas de retención por tipo documental, programa transferencias y elimina o conserva con acta y aprobación.

Archivo físico y préstamos

Ubica cajas y carpetas en el archivo de gestión, central o histórico y controla préstamos con devolución y alertas.

  • GIITIC Gestión documental
  • Correspondencia: Entrega las comunicaciones radicadas para su expediente y consulta su ubicación y retención.
  • Contratos: Conserva el contrato firmado y sus anexos en el expediente según la política de la empresa.
  • Cumplimiento y calidad: Usa los documentos controlados vigentes y guarda las evidencias de auditorías y requisitos.
  • Documentos electrónicos: Entrega XML, PDF y acuses de los documentos electrónicos para su conservación documental.
  • Portal de empleados: Publica a cada colaborador los documentos vigentes de su cargo y recibe sus soportes.
  • Portal de clientes: Comparte documentos autorizados con el cliente y recibe los que se le solicitan.
  • Portal de proveedores: Comparte documentos autorizados con el proveedor y recibe los que se le solicitan.
  • LMS: Recibe los documentos publicados para formar al personal y devuelve la constancia de capacitación.
  • Firma electrónica: Envío del documento aprobado, estado por firmante y documento firmado con su evidencia.
  • Correo electrónico: Captura de documentos recibidos y envío de notificaciones y enlaces seguros.
  • Escáneres y multifuncionales: Digitalización por lotes de documentos en papel hacia el repositorio.
  • ERP corporativo: Asocia documentos a terceros, órdenes, facturas y empleados del ERP que ya usas.
  • Herramientas de BI: Exportación de inventarios e indicadores documentales a Excel y Power BI respetando permisos.

Ecosistema conectado

Conoce todas nuestras integraciones
Plataforma GIITIC

La columna vertebral que potencia todo el ecosistema

Cada módulo, flujo y dato de GIITIC opera sobre una plataforma común: seguridad en el núcleo, integración con tus sistemas y capacidades móviles y de inteligencia de negocio.

Conoce más
Mapa de América con Estados Unidos, México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Panamá, República Dominicana, Colombia, Venezuela, Ecuador, Perú, Bolivia, Chile y Argentina conectados desde Colombia
Respaldo

Experiencia global a tu servicio

Años de trayectoria
+15
Empresas en Latam
+850
Países
+10
Integraciones
+100
Módulos ERP y ERP+
40
Agentes de IA
+20
Conoce más sobre nosotros¿Por qué GIITIC es el aliado ideal?

Empresas que confían en GIITIC

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre GIITIC Gestión documental

¿GIITIC Gestión documental se puede integrar con mi ERP actual?
Sí. Se conecta con GIITIC ERP y con el ERP corporativo que ya usas mediante APIs: asocia cada documento al tercero, la orden, la factura o el empleado del ERP sin duplicar sus datos. También se integra con correo, escáneres y servicios de firma electrónica. El alcance de cada integración se define al dimensionar el proyecto.
¿Puedo adaptarlo a los tipos documentales y a la retención de mi empresa?
Sí. Configuras el cuadro de clasificación, los tipos documentales con sus metadatos, los tipos de expediente, las tablas de retención, los flujos de aprobación y los permisos. Si tu proceso necesita más, nuestro equipo lo adapta como parte de la implementación.
¿El software GIITIC Gestión documental incluye inteligencia artificial?
Sí. La IA propone el tipo y los metadatos al cargar un documento, resume documentos y expedientes, responde preguntas sobre un documento citando la fuente, compara versiones y detecta datos sensibles para sugerir su confidencialidad. Tu equipo revisa y confirma. Puedes ampliarla con agentes de Workforce AI.
¿Puedo usar el software desde el celular?
Sí. Desde el celular buscas y consultas documentos, capturas documentos con la cámara, apruebas y firmas, confirmas la lectura de documentos publicados y registras préstamos.
¿Qué incluye la implementación del software?
El acompañamiento directo del fabricante: dimensionamos contigo los tipos documentales y la retención, configuramos clasificación, expedientes, flujos y permisos, migramos tus documentos históricos con herramientas automatizadas, conectamos tus sistemas y te damos soporte directo. Los plazos dependen del alcance.
¿Puedo usar GIITIC Gestión documental sin implementar GIITIC ERP?
Sí. GIITIC Gestión documental funciona por sí solo y complementa el ERP que ya tiene tu empresa: tus documentos se asocian a sus terceros y transacciones sin cambiar de sistema. Si más adelante implementas GIITIC ERP, ambos se conectan sin duplicar información.
Siguiente paso

¿Listo para transformar tu proceso con el software de GIITIC?

Agenda una demostración guiada del software de GIITIC. Un consultor revisará la dinámica de tu operación y te mostrará cómo se adapta a tus reglas de negocio.

  • Explora el software con casos de tu industria.
  • Evaluación de compatibilidad con tu ERP actual y tus canales de venta.
  • Revisión del alcance y del siguiente paso.

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