Verificación y control documental
Conoce cómo está evolucionando el control documental de terceros en las organizaciones con agentes de IA.
- Agente preconstruido Listo para usar, no empezamos de cero.Partimos de un agente preparado para este proceso y lo configuramos con tus reglas, tus sistemas y tu forma de trabajar.
- Mejores prácticas Incorporadas desde el primer día.Las instrucciones del agente incorporan las prácticas del proceso que hemos aplicado al automatizarlo en distintas organizaciones.
- Configurado por expertos Consultores funcionales y tecnológicos.Consultores especializados acompañan la configuración, la integración, las pruebas y la puesta en marcha del agente en tu operación.
- Plataforma de agentes Workforce AI.El agente opera sobre Workforce AI, la plataforma propia de GIITIC que centraliza seguridad, permisos, auditoría, consumo y administración de todos tus agentes.
- Experiencia en procesos Procesos + tecnología + software empresarial.Detrás de cada agente hay años de experiencia implementando software empresarial y automatizando procesos en empresas de Latinoamérica.
- Ecosistema de software GIITIC Las herramientas que el agente necesita.Nos integramos con tus sistemas actuales y, si te falta alguno, el ecosistema GIITIC provee los módulos que el agente necesita para consultar y actuar.
Así se hace hoy, y por qué ya no alcanza
Los incumplimientos cuestan caro: según el informe 2026 de la ACFE, con 2.402 casos de 143 países, las organizaciones pierden cerca del 5 % de sus ingresos anuales por fraude interno.
- Requisitos poco claros
- Seguimiento interminable
- Revisión manual
- Documentos dudosos
- Vencimientos sin control
- Evidencias dispersas
Agente inteligente de verificación y control documental
Soy un agente de inteligencia artificial entrenado por expertos, listo para usar y con las mejores prácticas. Estoy aquí para gestionar la documentación de tus clientes, proveedores, empleados y contratistas: determino qué documentos exige cada uno, los solicito y hago seguimiento, interpreto su contenido, verifico su autenticidad con los mecanismos disponibles, aplico tus políticas y vigilo su vigencia. Gestiono lo que falta o vence y escalo lo que requiere criterio.
Preconstruido, pero adaptable a cada organización.
Así trabajo
- DetectoDocumentos obligatoriosIdentifico qué documentos exige cada tercero según su tipo, país, actividad, riesgo y contrato.
- SolicitoSolicitud y seguimientoPido lo que falta por correo, WhatsApp o portal, con enlace seguro, y entiendo cada respuesta.
- ComprendoLectura del documentoReconozco el tipo documental y extraigo nombres, identificaciones, fechas y emisores, incluso de escaneos.
- AnalizoValidez y cumplimientoComparo los datos con tu ERP o CRM, tus políticas y las fuentes oficiales autorizadas.
- DecidoExcepcionesSeparo lo que cumple de lo incompleto, dudoso o vencido, propongo medidas y escalo lo que requiere criterio.
- VigiloVigenciasCalculo vencimientos y antigüedades máximas y pido las renovaciones con anticipación.
- RegistroEvidenciasGuardo versiones, validaciones, solicitudes y aprobaciones para demostrar el cumplimiento.
Resultados que puedes alcanzar
- de pérdidas con monitoreo proactivo de datos
- −50 %El monitoreo y análisis proactivo de datos se asoció con al menos la mitad de pérdida y de duración del fraude.Fuente: ACFE, 2024
- más pérdida cuando el fraude se detecta tarde
- 27×La pérdida mediana pasa de 40.000 dólares, si se detecta en menos de seis meses, a más de 1,1 millones después de cinco años.Fuente: ACFE, 2026
- cuesta más incumplir que cumplir
- 2,71×Costo promedio anual del incumplimiento frente al del cumplimiento en protección de datos.Fuente: Ponemon Institute (patrocinado por Globalscape), 2017
Valores de referencia basados en benchmarks y escenarios comparables. Los resultados dependen de las características de cada operación y no constituyen resultados garantizados.
Velocidad, calidad y menor costo
Mayor velocidad
Automatiza tareas y conecta la información para que tu equipo responda antes y tus procesos avancen sin esperas.
- Pide los documentos en cuanto se registra el tercero
- Lee y valida cada documento en minutos, en cuanto llega
- Hace el seguimiento sin esperar a que alguien lo recuerde
- Solicita las renovaciones antes del vencimiento
Mayor calidad
Estandariza el trabajo y controla cada paso para que la información sea confiable y los resultados, consistentes.
- Exige a cada tercero los requisitos que corresponden a su perfil
- Detecta documentos ilegibles, equivocados, incompletos o inconsistentes
- Señala indicios de manipulación o suplantación
- Deja evidencia de cada versión, validación y aprobación
Menores costos
Reduce reprocesos, errores y trabajo manual para que tu operación rinda más con los mismos recursos.
- Disminuye las horas de solicitud, seguimiento y revisión manual
- Evita operar con terceros con documentos vencidos o inválidos
- Reduce el riesgo de multas, sanciones y fraudes
- Prepara mejor las auditorías internas y externas
Inteligencia artificial en el control documental de terceros
Antes
- 8:00 a. m.8:00 a. m. · HitoSe registra un nuevo proveedor de servicios en el ERP
- 8:00 a. m.8:00 a. m. · PersonaEl analista consulta la política y arma la lista de documentos para su perfil20 min
- 8:20 a. m.8:20 a. m. · PersonaEscribe al proveedor para pedirle los siete documentos10 min
- 8:30 a. m.8:30 a. m. · Tiempo perdidoEspera que el proveedor envíe los documentos48 h
- 8:30 a. m. · día 38:30 a. m. · día 3 · PersonaRevisa los documentos uno por uno: la certificación bancaria no coincide con el NIT y falta la póliza1 h 30 min
- 10:00 a. m. · día 310:00 a. m. · día 3 · PersonaEscribe al proveedor para pedir la corrección10 min
- 10:10 a. m. · día 310:10 a. m. · día 3 · Tiempo perdidoEspera los documentos corregidos24 h
- 10:10 a. m. · día 410:10 a. m. · día 4 · PersonaRevisa los documentos corregidos y registra la validación en una hoja de cálculo40 min
- 10:50 a. m. · día 410:50 a. m. · día 4 · HitoProveedor habilitado (vencimientos sin seguimiento)
Ahora
- 8:00 a. m.8:00 a. m. · HitoSe registra un nuevo proveedor de servicios en el ERP
- 8:00 a. m.8:00 a. m. · AgenteDetermina los siete documentos que exige la política y los pide por WhatsApp con un enlace seguro de carga1 min
- 8:01 a. m.8:01 a. m. · Tiempo perdidoEl proveedor carga los documentos4 h
- 12:01 p. m.12:01 p. m. · AgenteLee y valida los siete: la certificación bancaria no coincide con el NIT y falta la póliza; pide la corrección2 min
- 12:03 p. m.12:03 p. m. · Tiempo perdidoEl proveedor envía los documentos corregidos3 h
- 3:03 p. m.3:03 p. m. · AgenteValida los documentos corregidos; la póliza tiene una cobertura menor a la exigida y escala el caso1 min
- 3:04 p. m.3:04 p. m. · Tiempo perdidoEl responsable de compras termina su tarea actual30 min
- 3:34 p. m.3:34 p. m. · PersonaRevisa la póliza con la evidencia y decide según la política15 min
- 3:49 p. m.3:49 p. m. · AgenteRegistra la validación, habilita al proveedor según la política y programa la vigilancia de vencimientos< 1 min
- 3:50 p. m.3:50 p. m. · HitoProveedor habilitado el mismo día, con sus vencimientos bajo vigilancia
Resultados tangibles en la operación
| Indicador | Antes | Ahora | Factor |
|---|---|---|---|
| Ciclo de cierre end-to-end | ≈ 74,8 h | ≈ 7,8 h | ×9,6 |
| Tiempo de trabajo humano | 2 h 50 min | 15 min | ×11 |
| Tiempo de espera | 72 h | 7 h 30 min | ×9,6 |
| Intervención humana | 100 % | ≈ 40 % | ÷2,5 |
| Capacidad del equipo | 1× | ≈ 2,5× | ×2,5 |
Escenario ilustrativo de referencia. Los tiempos dependen de cada operación y se validan con tus datos.
Tu equipo pasa de operar a decidir
La capacidad que libera el agente se dedica a análisis, decisiones, relaciones, excepciones, mejora e innovación.
No más tareas manuales sin valor
- Armar a mano la lista de documentos de cada tercero
- Escribir y recordar a cada tercero lo que falta
- Leer y transcribir los datos de cada documento
- Llevar los vencimientos en hojas de cálculo
- Buscar evidencias en correos y carpetas para la auditoría
El equipo aporta valor a la operación
- Definir requisitos y políticas por tipo de tercero y riesgo
- Resolver los casos dudosos y las excepciones
- Analizar el riesgo de los terceros
- Mejorar la experiencia de vinculación
- Preparar y acompañar las auditorías
Crecimiento profesional del equipo
- Analista de riesgo de tercerosUsa las alertas y hallazgos del agente para evaluar y prevenir riesgos.
- Supervisor del agenteRevisa la calidad de las validaciones, ajusta reglas y umbrales y gobierna su conocimiento.
- Responsable de requisitos documentalesDefine qué documentos exige cada tipo de tercero y mantiene las políticas vigentes.
Los agentes son tan buenos como el conocimiento y contexto que manejan
Es uno de los grandes retos de la inteligencia artificial (IA) empresarial: un agente sin reglas claras, datos confiables y contexto del negocio se equivoca o se detiene. Por eso el conocimiento se prepara, se gobierna y se mejora como parte del proyecto.
- Requisitos documentales por tipo de tercero, país, actividad y riesgo
- Políticas internas de vinculación, habilitación y renovación
- Tipos documentales, campos y emisores reconocidos
- Vigencias y antigüedad máxima aceptada por documento
El conocimiento que maneja este agente
- Indicios de manipulación, inconsistencia o suplantación
- Reglas de excepción, escalamiento y autorizaciones
- Historial de documentos, versiones y validaciones de cada tercero
60 %
de los proyectos de IA sin datos preparados para IA serán abandonados hasta 2026, según Gartner. Gartner, «Lack of AI-Ready Data Puts AI Projects at Risk», febrero de 2025
Workforce AI te ayuda a prepararlo, gobernarlo y mejorarlo
- Instrucciones preconstruidas por expertos
- Mejores prácticas del proceso
- Herramientas para crear y capturar conocimiento
- Administración del conocimiento
- Integración con tus fuentes actuales
- Enriquecimiento del conocimiento existente
- Actualización permanente
- Gobierno del conocimiento
- Aprendizaje y mejora continua
Nos integramos con tu entorno
Conectamos el agente con prácticamente cualquier aplicación, API, servicio o fuente de datos de tu empresa, sean sistemas GIITIC o de terceros.
Integraciones que requiere este agente
- ERP, CRM y BPMTu ERP (SAP, Oracle u otros), CRM o GIITIC: datos de terceros, eventos de registro y tareas.
- Canales de contactoCorreo, WhatsApp y portal de autoservicio para pedir y recibir documentos.
- Fuentes de verificaciónFuentes oficiales y servicios de verificación, cuando exista una integración autorizada.
- Documentos y políticasGestor documental y repositorio de políticas y requisitos vigentes.
Tu agente, conectado a tu operación
Sistemas base para agentes
Si no cuentas con el sistema base, te proveemos versiones reducidas de los módulos GIITIC con las capacidades que el agente necesita para trabajar.
- Gestión documental para agentesVersión reducida de GIITIC Gestión documental: documentos, soportes, versiones y permisos.
- Cumplimiento y calidad para agentesVersión reducida de GIITIC Cumplimiento y calidad: requisitos, hallazgos, auditorías y acciones.
- Aplicaciones y ERP
- APIs y servicios web
- Bases de datos y archivos
- MCP (Model Context Protocol), cuando aplica
Un agente necesita herramientas de software sobre las cuales consultar información y ejecutar acciones. Sin ellas, se queda en una conversación. Por eso cuidamos ambos caminos: conectarnos a lo que ya tienes o darte lo que te falta.
Ver integraciones GIITIC95 %
de las organizaciones enfrenta dificultades para integrar la IA a sus procesos existentes. MuleSoft (Salesforce), Connectivity Benchmark Report 2025, estudio patrocinado con Vanson Bourne y Deloitte Digital
Hoy es un agente, mañana decenas
Cada área sumará agentes trabajando al mismo tiempo. Workforce AI es el centro de control de tu fuerza de trabajo digital, no un script aislado.
Conoce Workforce AI- Creación y administración de agentes
- Seguridad, identidades y permisos
- Políticas y supervisión humana
- Trazabilidad y auditoría
- Observabilidad, calidad y resultados
- Modelos, tokens, consumo y costos
- Actualización continua a nuevos modelos y funciones de IA
Experiencia global a tu servicio
- Años de trayectoria
- +15
- Empresas en Latam
- +850
- Países
- +10
- Integraciones
- +100
- Módulos ERP y ERP+
- 40
- Agentes de IA
- +20
Empresas que confían en GIITIC
Preguntas sobre Verificación y control documental
¿Qué documentos puede gestionar el agente de inteligencia artificial?
¿Cómo verifica que un documento es auténtico?
¿El agente puede impedir una contratación o suspender a un tercero?
¿Cómo controla la vigencia de los documentos?
¿En qué se diferencia de los módulos Gestión documental y Cumplimiento y calidad?
¿Necesito GIITIC o puedo usar mis sistemas actuales?
¿Quién controla lo que hace el agente?
¿Cuánto tarda la implementación y cuánto cuesta?
Siguiente paso¿Listo para ver a tu agente trabajar en tu proceso?
Conversemos sobre tu operación. Un consultor revisará tu proceso, tus sistemas y tu conocimiento, y te mostrará cómo trabajaría el agente con tus reglas.
- Demostración del agente con casos de tu proceso.
- Revisión de tus sistemas y del conocimiento disponible.
- Estimación del alcance y del siguiente paso.
Conversemos sobre tu proceso
Completa tus datos y un consultor se pondrá en contacto contigo.
Registro exitoso
En breve nos estaremos comunicando contigo.